Vanuit verschillende hoeken komt het signaal naar voren dat bij met name complexe structuren, het UBO onderzoek niet altijd naar behoren wordt afgerond.[1] Onder andere beroepsgroepen als notarissen en advocaten zouden dit niet altijd naar behoren doen, maar ook de trustsector wordt genoemd. In deze blog ga ik in op de drie valkuilen die er zijn bij de aanpak van complexe structuren.
Er zijn verschillende redenen waarom een structuur als complex aangemerkt kan worden. Bijvoorbeeld als hij meerdere lagen heeft en de entiteiten gevestigd zijn in verschillende landen. In de structuur vind je bijvoorbeeld rechtsvormen als trusts of foundations of is er sprake van private equity fondsen. Het gevolg van de complexiteit is dat eigendom en zeggenschap minder transparant zijn en nader onderzoek behoeven. Dit type structuren vraagt een bepaalde aanpak en specifieke kennis. Ondoorzichtigheid is overigens niet altijd de reden waarom je niet direct tot de goede UBO komt. Het kan ook zijn dat men gevoelige informatie van vermogende personen probeert te verhullen.
- Voorkom zelfcertificering (Eigen onderzoek)
Het is belangrijk op basis van eigen onderzoek te komen tot een inzichtelijke situatie, waarbij voor jou duidelijk is welke personen een relevante mate van eigendom of zeggenschap hebben, waardoor zij kwalificeren als UBO. Er wordt nog wel eens volstaan met zelfcertificering, geeft bijvoorbeeld de FATF aan in haar aanbevelingen van augustus 2022. Hierbij geeft de bevoegde persoon namens de rechtspersoon aan wie de UBO’s van die rechtspersoon zijn. Hier schuilen risico’s in.
De persoon die dit verklaart namens de rechtspersoon heeft bijvoorbeeld zelf niet het volledige inzicht in de verdeling van eigendom en zeggenschap. Dit kan bijvoorbeeld vertrouwelijke bedrijfsinformatie zijn, waarvan de aandeelhouder niet wenst dat dit gedeeld wordt binnen de groep. Daarnaast beschikt deze persoon ook niet altijd over de kennis om tot een goede conclusie te komen. Het is daarom belangrijk dat je zelf je onderzoek doet, op basis van opgevraagde documentatie conclusies trekt en daar vervolgens ook een risicobeoordeling aan koppelt. Door dit zelf te onderzoeken, krijg je er bovendien meer gevoel bij en kun je eerder aangeven of de risico’s die er bij komen kijken vallen binnen jouw risicobereidheid.
2. Wees selectief met het aanwijzen van een Pseudo afslag (scheiding van eigendom en zeggenschap).
Wanneer er sprake is van een complexe structuur, is er ook vaak sprake van een scheiding van eigendom en zeggenschap. Naar mate de complexiteit toeneemt door bijvoorbeeld veel vertakkingen of ondoorzichtige rechtsvormen in de structuur, wordt het moeilijker om de lijnen van eigendom en zeggenschap te volgen. Een eigendoms-UBO is dan vaak sowieso niet te vinden, vanwege een veelvoud aan verschillende aandeelhouders.
Er wordt vervolgens geconcludeerd dat er niet één of enkele personen zijn met een relevante mate van stemrecht, waardoor zij als UBO op basis van zeggenschap kwalificeren. Op basis van deze conclusie wordt senior management aangewezen als pseudo-UBO en is het UBO onderzoek afgerond. Zoals de FATF bijvoorbeeld ook aangeeft is de pseudo-UBO echter een categorie die bij uitzondering moet worden ingezet wanneer je echt elke route hebt bewandeld. Voordat je een pseudo-UBO aanwijst moet je jezelf dus de vraag stellen of er echt geen UBO op basis van zeggenschap is. Stemrecht is hiervoor niet de enige weg. Is er bijvoorbeeld iemand die meer dan de helft van het bestuur kan aanstellen/ontslaan, dan kun je ook spreken van zeggenschap.
Feitelijke zeggenschap
En tenslotte is er nog de feitelijke zeggenschap die zich moeilijker laat omschrijven. Dit zijn personen die beslissende invloed hebben op een andere manier dan de wet opsomt, door bijvoorbeeld gemaakte afspraken of feitelijke gedragingen van die persoon. Ook familieverhoudingen kunnen een rol spelen om te spreken van bepaalde zeggenschap.
3. Onvoldoende kwaliteit UBO register
Een derde valkuil is er één waarbij de vorige valkuilen deels samen komen. Eén van de “priority actions” die de FATF bijvoorbeeld aanbeveelt is de volgende:
“The Netherlands should enhance efforts to ensure the BO register is populated with accurate information on the BOs of legal persons active in the Netherlands and ensure that ‘pseudo’ BOs are only used in limited circumstances and not as an alternative to carrying out checks to identify ultimate BOs.”
Het UBO register wordt gevuld door de entiteit zelf. Dit is dus een vorm van zelfcertificering. Er wordt opgemerkt dat ook hier te snel wordt gegrepen naar de Pseudo-UBO. Wanneer je dus niet je eigen onderzoek doet en je onderzoek baseert op de zelfcertificering van de klant, zal dus niet verbazen dat een check in het UBO register niet zal leiden tot andere UBO’s. Het is immers dezelfde partij die beide dingen verklaart. Doe je wel zelf onderzoek en kom je tot andere UBO’s dan het UBO register, dan meld je dit uiteraard bij het KVK.
Heb je te maken met complexe structuren? Doe dan eigen onderzoek, wijk niet te snel uit naar een Pseudo-UBO op het moment dat je geen eigendoms-UBO kunt aanwijzen en controleer daarna of het UBO register dezelfde UBO’s noemt.
[1] Bijvoorbeeld FATF in haar aanbevelingen van augustus 2022 https://www.rijksoverheid.nl/documenten/rapporten/2022/08/24/mutual-evaluation-report-netherlands-2022 , SEO in haar onderzoeksrapport “de toekomst van de trustsector” https://www.rijksoverheid.nl/documenten/rapporten/2022/07/31/de-toekomst-van-de-trustsector
