In een wereld waarin financiële organisaties afhankelijk zijn van tijdige en nauwkeurige financiële rapportages, staan veel organisaties voor een uitdaging. Zo ook klanten van BirghtStone Group. Bijvoorbeeld de financiële afdeling van een grote pensioenverstrekker. Het rapportageproces binnen de organisatie was tijdrovend en inefficiënt, waardoor vertragingen ontstonden in het verschaffen van cruciale stuurinformatie aan beleidsmakers. De hulp van BrightStone Group werd ingeschakeld voor deskundig advies en begeleiding bij de transformatie van hun financiële rapportageproces, om zodoende beleidsmakers tijdig en accuraat van de benodigde gegevens te kunnen voorzien.
Achtergrond
Het opstellen van financiële rapportages is voor veel organisaties een tijdrovend proces. Door de jaren heen zagen wij bij verschillende organisaties dat het rapportageproces vaak nog op een klassieke manier verloopt, met veel handwerk en weinig automatisering. Zo ook bij deze klant, waar veel tijd en mankracht in het proces werden gestoken, waardoor stuurinformatie voor beleidsmakers laat beschikbaar was. Dit belemmerde hun vermogen om vooruit te kijken en strategische beslissingen te nemen.
De financiële afdeling van onze klant besloot dat het tijd was om over te stappen van de ‘klassieke’ manier van rapporteren naar een meer gestandaardiseerd en geautomatiseerd proces. Vanwege de opzet van de afdeling, de bezetting en manier van werken binnen het team lukte het niet om deze ambitie met elkaar waar te maken. Eerdere interne initiatieven hadden niet het gewenste resultaat opgeleverd en de bestaande teambezetting maakte het moeilijk om deze ambitie intern te realiseren.
Inzicht in het huidige proces
Het rapportagelandschap werd allereerst door BrightStone Group in kaart gebracht, waarbij we wettelijke en niet-wettelijke rapportages identificeerden.
Quick scan – BrightStone Group maakte een ‘quick scan’ om de huidige staat van de financiële organisatie in kaart te brengen. Hierin lag de focus op het huidige rapportagelandschap, waarbij een onderscheid werd gemaakt in wettelijke en niet-wettelijke rapportages. Er werd specifiek gekeken naar de kwaliteit van de rapportages, tijdsbesteding (en kosten) van rapportages, overlappingen en andere mogelijke inefficiënties. Ook keken we naar het gebruik en de inrichting van bronsystemen en de daarbij behorende datakwaliteit, om de mogelijke impact hiervan op het rapportageproces in kaart te brengen. Vervolgens werd deze quick scan door vertaald naar een advies over de toekomstige financiële organisatie.
Interviews – De scan omvatte interviews met betrokken medewerkers, management en interne klanten om een diepgaand inzicht in het huidige proces te verkrijgen, inclusief beperkingen en inefficiënties. Hieruit ontstond een gedetailleerd overzicht van het huidige rapportageproces, inclusief de beoordeling van de relevantie van bestaande rapportages, rapportagekwaliteit, tijdsbesteding en kosten, overlappingen en inefficiënties.
Workshop stakeholders – De uitkomst hiervan werd middels een workshop nogmaals met verschillende stakeholders besproken ter validatie. Dit resulteerde in een definitief overzicht van de huidige organisatie.
Inventarisatie potentieel – GAP-assessment
Met behulp van een GAP-assessment werd vervolgens geïdentificeerd in hoeverre de huidige situatie verschilt van de gewenste situatie. Op basis van deze analyse werden mogelijkheden geïdentificeerd om rapportages te rationaliseren en te standaardiseren, en om automatisering te bevorderen. Daarnaast werd gekeken naar afhankelijkheden van andere stakeholders, met betrekking bijvoorbeeld de kwaliteit van data uit bronsystemen.
Advies
Roadmap voor transformatie
Na dit grondige onderzoek leverde BrightStone Group in lijn met de gestelde doelstellingen een advies op maat en creëerde een gedetailleerde roadmap om de beoogde veranderingen te realiseren. Deze roadmap bevatte de essentiële stappen en mijlpalen die nodig waren om de gewenste situatie zo snel mogelijk te bereiken. Zowel de presentatie van het advies als de roadmap werden zorgvuldig besproken met belangrijke stakeholders, waarbij gezamenlijk de verdere stappen en samenwerkingsopties werden geëvalueerd.
Twee dagen versnelling
De transitie naar een meer gestandaardiseerd en geautomatiseerd proces zal resulteren in verbeterde efficiëntie en tijdige stuurinformatie voor beleidsmakers. Voor de maandafsluiting zullen nog maar drie dagen nodig zijn, waardoor twee dagen vrijkomen voor analyse en rapportage. Dit zal de financiële afdeling in staat stellen financiële prestaties te verbeteren en toekomstige uitdagingen met vertrouwen tegemoet te treden.
Bent u benieuwd hoe we uw organisatie kunnen helpen?
Lees meer over Financial Reporting en ontdek hoe BrightStone Group kan helpen bij het versimpelen, optimaliseren en versnellen van uw financial reporting processen. Of neem direct contact op, ook als u een capaciteitsprobleem heef en op zoek bent naar iemand die direct slagvaardig en resultaatgericht te werk gaat.
